Valtaris hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken, hoe wij deze beveiligen en welke rechten bezoekers en klanten hebben.
1. Wie is verantwoordelijk?
- Bedrijfsnaam: Valtaris
- Vestigingsplaats: Den Haag
- E-mailadres: contact@valtaris.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienst die iemand gebruikt, kan Valtaris onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- voor- en achternaam;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- afspraken en beschikbaarheid;
- gegevens die tijdens een intake of kennismaking worden verstrekt;
- trainingsdoelen en trainingsgegevens;
- voortgangsgegevens en lichaamsmetingen;
- foto’s of video’s die vrijwillig worden aangeleverd voor coaching of techniekfeedback;
- factuur- en betaalgegevens;
- communicatie via e-mail, WhatsApp of andere communicatiekanalen;
- technische gegevens over het gebruik van de website, voor zover deze daadwerkelijk worden verzameld.
3. Gezondheidsgegevens
Voor veilige en persoonlijke begeleiding kan het noodzakelijk zijn informatie te verwerken over bijvoorbeeld blessures, lichamelijke beperkingen of andere relevante gezondheidsfactoren.
Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding en wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Wanneer noodzakelijk wordt hiervoor uitdrukkelijke toestemming gevraagd.
4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Valtaris kan persoonsgegevens gebruiken voor:
- het beantwoorden van aanvragen;
- het plannen van kennismakingsgesprekken en intakes;
- het beheren van afspraken;
- het uitvoeren van Personal Training, Duo Training, Online Coaching en Premium Coaching;
- het afstemmen van trainingen op persoonlijke doelen en omstandigheden;
- het volgen van voortgang;
- het geven van techniekfeedback;
- communicatie met klanten;
- betalingen, facturatie en administratie;
- het verbeteren en beveiligen van de dienstverlening en website;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
5. Grondslagen voor verwerking
Valtaris verwerkt persoonsgegevens wanneer:
- dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of voor te bereiden;
- dit noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting;
- Valtaris hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft;
- iemand toestemming heeft gegeven wanneer toestemming wettelijk vereist is.
6. Online afspraken
Valtaris maakt voor het boeken en beheren van afspraken gebruik van Acuity Scheduling.
Hierbij kunnen onder andere naam, contactgegevens, gekozen dienst, datum en tijdstip van de afspraak worden verwerkt.
7. Agenda
Afspraken kunnen worden gekoppeld aan Google Calendar voor het beheren van planning en beschikbaarheid.
Alleen gegevens die hiervoor noodzakelijk zijn, worden gebruikt.
8. Communicatie
Wanneer iemand contact opneemt via e-mail, telefoon, WhatsApp of een contactformulier, verwerkt Valtaris de gegevens die noodzakelijk zijn om het bericht te beantwoorden en de dienstverlening uit te voeren.
9. Foto’s en video’s
Foto’s en video’s die een klant aanlevert voor coaching, voortgangsbeoordeling of techniekfeedback worden alleen gebruikt voor het afgesproken doel.
Foto’s of video’s van klanten worden niet zonder afzonderlijke toestemming gepubliceerd of gebruikt voor marketing, sociale media of de website.
10. Delen van persoonsgegevens
Valtaris verkoopt geen persoonsgegevens.
Persoonsgegevens kunnen alleen wanneer noodzakelijk worden verwerkt door externe dienstverleners op het gebied van:
- afspraken en planning;
- e-mail;
- agenda;
- websitehosting;
- technische dienstverlening;
- betalingsverwerking;
- boekhouding en administratie.
11. Verwerking buiten de EER
Wanneer externe dienstverleners persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, worden hiervoor passende juridische waarborgen toegepast in overeenstemming met de AVG.
12. Bewaartermijnen
Valtaris bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
Financiële administratie wordt bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.
Gezondheidsgegevens, voortgangsgegevens, foto’s en video’s worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de begeleiding of het afgesproken doel.
13. Beveiliging
Valtaris neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijzigingen.
14. Cookies
De website kan functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor een goede werking van de website.
Analytische, tracking- of marketingcookies waarvoor toestemming wettelijk vereist is, mogen alleen worden geactiveerd nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven.
15. Privacyrechten
Bezoekers en klanten hebben, afhankelijk van de situatie, onder andere het recht op:
- inzage in persoonsgegevens;
- correctie van persoonsgegevens;
- verwijdering van persoonsgegevens;
- beperking van verwerking;
- bezwaar tegen verwerking;
- intrekking van eerder gegeven toestemming;
- overdracht van persoonsgegevens wanneer dit recht van toepassing is.
Voor een verzoek kan contact worden opgenomen via:
Iemand heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
Valtaris kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd.
17. Contact
- Valtaris
- Den Haag
- contact@valtaris.nl